Interne Kommunikation wird immer wichtiger. Vom CEO bis zum Praktikanten, von der Hauptzentrale bis zur entferntesten Niederlassung – die Art und Weise, wie Informationen innerhalb eines Unternehmens fließen, kann den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen.
Doch wie messen wir den tatsächlichen Wert dieser Kommunikation? Wie können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Bemühungen in diesem Bereich nicht nur sinnvoll, sondern auch rentabel sind? Das Konzept des „Return On Investment“ (ROI) ist eine wichtige Kennzahl in vielen Geschäftsbereichen und kann helfen, den Vorstand zu überzeugen. Aber wie lässt es sich auf die interne Kommunikation anwenden?
Was ist interne Kommunikation?
Interne Kommunikation (IK) umfasst alle Kommunikationsmethoden und -kanäle innerhalb einer Organisation. Ob mit E-Mails, Newsletter, Social-Media-Plattformen oder praktische Mitarbeiter-Apps wie Cloudfreunde: Die interne Kommunikation verbindet alle Stakeholder und Mitarbeiter und beschleunigt den Informationsfluss.
„Die Hauptaufgabe interner Kommunikation: Mitarbeitende einbinden, Informationen austauschen, die Unternehmenskultur verbessern und Ziele vermitteln.“
– Richard Beulke, Mitgründer von Cloudfreunde
Warum wird interne Kommunikation und ihr ROI immer wichtiger?
In jeder Organisation wird kommuniziert. Aber wie kommunizieren Unternehmen mit ihren Arbeitnehmern und die Mitarbeiter untereinander? Diese Frage ist entscheidend für den Unternehmenserfolg. Sie müssen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter jederzeit alles im Blick haben, sich involviert und engagiert fühlen. Die Vorteile für Unternehmen sind riesig.
Hier sind einige Zahlen vorab:
- Für 47% der Arbeitnehmer ist die Unternehmenskultur ein Hauptgrund für einen Wechsel. Das ergab der State of the Global Workplace: 2023 Report von Gallup.
- Je zufriedener die Arbeitnehmer sind, desto seltener werden sie krank. Laut einer Studie von Statista kostet ein kranker Arbeitnehmer zwischen 400 und 500 Euro pro Tag.
- 81% der Arbeitnehmer würden ihren Arbeitsplatz wechseln, selbst wenn sie nicht auf Jobsuche sind. Geld spielt dabei eine untergeordnete Rolle – es geht vor allem darum, an einem sinnvollen Ziel mitzuarbeiten und sich mit Arbeitgeber und Kollegen verbunden zu fühlen. Laut einer EY Studie zur Mitarbeiterzufriedenheit sind nur 40 Prozent der 25-bis 34-Jährigen zufrieden mit ihrem Job.
- Eine Studie von O.C. Tanner untersuchte, wie Unternehmen den Erfolg eines Mitarbeitenden langfristig fördern können. Für 37% der Angestellten ist Anerkennung die wichtigste Form der Unterstützung. 43% der Befragten wünschen sich Feedback von Vorgesetzten. 10% hätten gerne ein offenes Lob vor ihren Kollegen und 9 Prozent wünschen sich Anerkennung in schriftlicher Form.
Ob mangelndes Mitarbeiterengagement, ineffiziente Prozesse oder eine suboptimale Unternehmenskultur: Eine schlechte interne Kommunikation (IK) kann zu einer Vielzahl von Problemen führen.
Je mehr Mitarbeiter, desto wichtiger die interne Kommunikation und ihr ROI.
Ein Beispiel:
- Nehmen wir an, in einem Unternehmen sind 300 Mitarbeitende beschäftigt. Ohne klare Kommunikationsmaßnahmen müssen sich Mitarbeiter durchfragen, bis sie die gewünschten Informationen erhalten.
- Die durchschnittlichen Kosten für eine Arbeitsstunde in Deutschland liegen bei 39,50 Euro. Gehen wir davon aus, dass Mitarbeiter in unserem Beispiel rund zwei Stunden pro Woche damit verbringen, Informationen oder Ansprechpartner zu suchen. Bei 300 Mitarbeitern liegen die Kosten für das Informationssuchen somit bei rund 1,2 Millionen Euro pro Jahr!
Stellen Sie sich vor, was mit diesem Budget für unser Beispiel-Unternehmen möglich wäre – es bräuchte nur eine Optimierung der internen Kommunikation. Der ROI wäre unabstreitbar. Dabei geht es nicht nur um den Austausch von Informationen. Vielmehr geht es um eine Plattform, die den Dialog und Austausch von Ideen fördert und ein einheitliches Verständnis von Unternehmenszielen, Werten und Kultur erzeugt. Schauen wir uns den Return On Investment (ROI) einer guten internen Kommunikation im Folgenden genau an.
Der ROI einer guten IK
Wer seine interne Kommunikation verbessert, kann sich auf zahlreiche Vorteile freuen. Wir haben die wichtigsten Vorteile zusammengefasst:
- Mehr Mitarbeiterengagement
Eine gute IK schafft eine Arbeitskultur des Vertrauens und Offenheit. Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt, engagiert und zufriedener. Das stärkt das Employee Engagement nachhaltig.
Laut einer Studie von Harbinger Consultant kostet niedriges Engagement ein Unternehmen mit 1.000 Mitarbeitern und einem durchschnittlichen Bruttogehalt von 50.000 Euro rund 6 Mio. Euro im Jahr. Diese Zahl ergibt sich, weil wenig engagierte Arbeitnehmer weniger Verantwortung übernehmen. Das beeinträchtigt ihre Motivation und die Produktivität im Unternehmen.
- Mehr Produktivität
Mit interner Kommunikation können Sie dafür sorgen, dass die richtigen Informationen die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit erreichen. Jeder ist jederzeit über alle wichtigen Updates informiert und kann nötige Daten schneller finden, was die allgemeine Produktivität steigern kann.
Laut einer Studie von Gallup verzeichnen Unternehmen mit hohem Employee Engagement eine um 21 Prozent höhere Rentabilität und eine 17 Prozent höhere Produktivität.
- Weniger Personalkosten
Je zufriedener Mitarbeiter sind, desto länger bleiben sie im Unternehmen. Mit einer guten IK können Sie die Mitarbeiterfluktuation minimieren, Talente langfristig binden und und Kosten sparen. Gleichzeitig können Sie die Produktivität aufrechterhalten. Denn Kündigungen können Prozesse im Team stören und die Produktivität reduzieren.
Laut dem National Business Research Institute kann eine Kündigung eines Mitarbeitenden bis zu 150% des Jahresgehalts kosten. Diese Zahl ergibt sich, indem man Kosten für Stellenausschreibung, Headhunter, Vorstellungsgespräche, Reisekosten und Onboarding addiert. Bei einem durchschnittlichen Jahresgehalt von 37.000 Euro in Deutschland liegen die Kosten für eine Kündigung demnach bei 55.000 Euro.
- Change-Management
Veränderungen sind in der modernen Geschäftswelt unvermeidlich. Eine gute IK kann beim Change-Management helfen und sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter die neuen Maßnahmen versteht und bestmöglich auf die Veränderungen vorbereitet ist.
Nur 38 Prozent der Mitarbeiter fühlen sich gut in Change-Projekte eingebunden. Das ergab eine Studie Beraterunternehmen Mutaree, die auf Change spezialisiert ist und seit 2010 regelmäßig Studien durchführt.
Best Practices der internen Kommunikation
Zielorientierte Herangehensweise
Planen Sie Ihre interne Kommunikation passend zu Ihrem Unternehmen. Wenn E-Mails beispielsweise gut funktionieren, sollten Sie weiterhin auf E-Mails setzen. Fragen Sie sich immer, ob Ihre geplanten Maßnahmen wirklich sinnvoll sind – behalten Sie E-Mails beispielsweise nicht nur aus alter Gewohnheit. Denken Sie immer zielorientiert und basieren Sie Ihre Entscheidung auf Daten (bzw. Analysen).
„Viele Unternehmen übersprungen die Analyse und strategische Planung und starten direkt mit der Umsetzung von operativen Maßnahmen.“ Wenn Sie Ihre interne Kommunikation verbessern möchten, sollten Sie das unbedingt vermeiden.“
Paul Obendorf, Mitgründer & Inhaber von Cloudfreunde
5 häufige Fehler
In der internen Kommunikation gibt es viele Fallstricke. Diese können nicht nur die Beziehung zwischen dem Unternehmen und seinen Mitarbeitern beeinträchtigen, sondern auch die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens. Hier sind 5 häufige Fehler in der internen Kommunikation, die Sie unbedingt vermeiden sollten.
1. Mangelnde Transparenz
Transparenz ist das Herzstück einer jeden Kommunikation. Wer keine transparenten Kommunikationskanäle bietet, verliert schnell Vertrauen und Glaubwürdigkeit. Vor allem, wenn Mitarbeiter das Gefühl haben, nicht über wichtige Entwicklungen oder Entscheidungen informiert zu werden. Kommunizieren Sie deshalb immer offen und ehrlich – auch wenn die Nachrichten nicht immer positiv sind.
2. Einseitige Kommunikation
Interne Kommunikation sollte kein Monolog sein. Wer nur sendet und keinen Raum für Feedback oder Dialog lässt, verpasst wertvolle Einblicke. Und eine Kultur des Engagements und Zusammenarbeit fördern Sie so auch nicht!
Merken Sie sich: Ohne regelmäßiges Feedback können Sie nicht wissen, ob Ihre IK-Maßnahmen wirksam sind oder nicht.
3. Zu viele Informationen
Zu viele Informationen können Mitarbeiter überfordern. Doch viele Unternehmen tun genau das – und überfluten Mitarbeitern mit Informationen, die sie vielleicht gar nicht brauchen. Das größte Problem? Wichtige Botschaften können in der Informationsflut schnell verloren gehen.
4. Keine Anpassung
Nicht alle Mitarbeiter brauchen dieselben Informationen. Oder bevorzugen dieselbe Kommunikationsmethode. Wer seine IK nicht an verschiedene Zielgruppen anpasst, kann nicht jeden Stakeholder optimal ansprechen.
5. Fehlende Daten
Wie bei jeder Geschäftsmaßnahme sollten Sie die Wirksamkeit messen. Wer seine interne Kommunikation nicht regelmäßig bewertet und anpasst, verschwendet Potenzial und läuft Gefahr, Ziele zu verpassen. Messen Sie zum Beispiel die Reichweite über Nutzerraten oder Lesebestätigungen. Oder behalten Sie die Interaktionsraten wie Klicks, Kommentare oder Gefällt-Mir-Angaben im Blick.
Tipp: Sie können den Erfolg Ihrer IK-Maßnahmen auf vielfältige Weise messen. Sie können zum Beispiel regelmäßig Mitarbeiterumfragen durchführen, in denen Mitarbeiter die interne Kommunikation bewerten. Oder sie analysieren Engagement-Metriken – zum Beispiel die Teilnahme an Meetings oder die Nutzung von Kommunikationstools. Auch die Analyse von geschäftlichen Kennzahlen wie Mitarbeiterfluktuation und Produktivität kann wertvolle Insights bieten.
Schlusswort
Mit der richtigen Strategie und Umsetzung wird die interne Kommunikation zum Wettbewerbsvorteil. Freuen Sie sich auf geringeren Personalwechsel, gesteigerte Produktivität, höhere Umsätze und bessere Beziehungen zu Kunden. Mit einer Mitarbeiter-App können Sie Ihre interne Kommunikation besonders einfach verbessern
Du brauchst eine richtige Strategie mit Aufbau und Umsetzungstipps, zur internen Kommunikation? Dann hast du hier einen Überblick
