Mitarbeiter App Vergleich 2025: Viva, Staffbase und Beekeeper

Einführung: Mitarbeiter Apps – Der Weg zu besserer Kommunikation

Die Wahl der richtigen Mitarbeiter App für Ihr Unternehmen ist keine leichte Aufgabe – es ist fast so, als müssten Sie den perfekten Kaffee für ein Büro voller Koffeinliebhaber aussuchen. Jeder hat seine eigenen Vorlieben und die Auswahl kann überwältigend sein.

Doch keine Sorge!

Wir haben uns die Arbeit gemacht und die drei führenden Mitarbeiter Apps für 2025 genauer unter die Lupe genommen:

1. Microsoft Viva
2. Staffbase
3. Beekeeper

Jede dieser Apps hat ihre eigenen Stärken und ist für unterschiedliche Bedürfnisse und Zielgruppen gedacht. Unser Ziel ist es, Ihnen dabei zu helfen, die perfekte Lösung für Ihr Unternehmen zu finden – ob Sie nun nach einem Espresso-Schuss in Ihrem täglichen Workflow suchen oder nach einem sanften, cremigen Cappuccino der internen Kommunikation.

Was ist eine Mitarbeiter App?

Stellen Sie sich eine Mitarbeiter App als Ihr digitales Büro vor – ein Ort, an dem alles reibungslos läuft, die Kaffeemaschine nie kaputt geht und alle wissen, was gerade los ist. In Wirklichkeit handelt es sich um eine App, die speziell dafür entwickelt wurde, die Kommunikation, Zusammenarbeit und den Informationsfluss innerhalb eines Unternehmens zu verbessern. Sie ist das Werkzeug, das Sie verwenden, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden – von den Schreibtischkriegern bis hin zu den Helden an der Frontline – immer auf dem neuesten Stand sind und sich in das Unternehmensgeschehen eingebunden fühlen.

Diese Apps bieten Funktionen wie Echtzeitkommunikation, Feedback-Tools, Workflow-Digitalisierung und vieles mehr. Sie sind besonders wertvoll, wenn Ihr Unternehmen über mehrere Standorte verteilt ist oder Mitarbeitende hat, die mobil arbeiten. Zudem helfen Mitarbeiter Apps dabei, die Unternehmenskultur zu stärken, indem sie eine Plattform bieten, auf der sich alle Mitarbeitenden äußern und aktiv am Unternehmensalltag teilnehmen können. Ein wichtiger Aspekt ist auch der Datenschutz – schließlich möchten Sie nicht, dass Ihre internen Nachrichten wie die besten Geheimnisse in einer Seifenoper behandelt werden.

Warum sollte Ihr Unternehmen eine Mitarbeiter App nutzen?

Jetzt mal ehrlich: E-Mails sind nicht mehr das Nonplusultra, wenn es darum geht, Ihre Mitarbeitenden schnell und effektiv zu erreichen. Erinnern Sie sich an die Zeiten, als Sie 150 E-Mails im Posteingang hatten und nicht wussten, wo oben und unten ist? Genau das wollen wir vermeiden. Eine Mitarbeiter App ist Ihre moderne Lösung, um sicherzustellen, dass wichtige Informationen nicht im Chaos untergehen und dass die Kommunikation klar, schnell und zielgerichtet erfolgt.

Mit einer Mitarbeiter App können Sie alle Mitarbeitenden in Echtzeit erreichen – ob sie nun im Büro sitzen, auf einer Baustelle arbeiten oder von einem Café aus ihre Aufgaben erledigen. Und das Beste daran: Sie brauchen keine zusätzlichen Schulungen oder Geräte, um loszulegen. Die App ist flexibel, leicht zugänglich und passt sich den Bedürfnissen Ihres Unternehmens an. Darüber hinaus trägt sie dazu bei, das Betriebsklima zu verbessern und die Mitarbeiterzufriedenheit zu steigern. Wer fühlt sich nicht wertgeschätzt, wenn er seine Meinung äußern und sofortiges Feedback erhalten kann?

Vergleich der führenden Mitarbeiter Apps

Nun kommen wir zum eigentlichen Herzstück – dem Vergleich der großen Drei: Viva Connections, Staffbase und Beekeeper. Jede dieser Apps hat ihre eigenen besonderen Fähigkeiten und Stärken, die wir Ihnen vorstellen möchten.

Beekeeper – Das soziale Netzwerk für Frontline-Mitarbeitende

Beekeeper ist wie ein Bienenstock – jeder weiß, was zu tun ist, und alles läuft wie geschmiert. Die App richtet sich besonders an Unternehmen in serviceorientierten Branchen, die ihre Frontline-Mitarbeitenden besser vernetzen möchten und bietet eine Plattform, die sich anfühlt wie ein soziales Netzwerk, in dem sich Mitarbeitende austauschen, informieren und aktiv am Unternehmensgeschehen teilnehmen können.

Besonders praktisch ist Beekeeper für Branchen wie das Gastgewerbe, die Logistik und die Produktion, wo Mitarbeitende oft keinen festen Arbeitsplatz haben. Die Mitarbeiter App ermöglicht es, Informationen in Echtzeit zu teilen und Feedback sofort einzuholen – ideal, wenn man mal schnell etwas klären muss, bevor die nächste Schicht beginnt. Automatisierte Workflows und Kampagnen helfen dabei, Routineaufgaben zu erledigen, und tragen so zur Effizienzsteigerung bei. Man könnte sagen, Beekeeper sorgt dafür, dass der Laden läuft, auch wenn alle wie fleißige Bienen unterwegs sind.

Staffbase – Das mobile Intranet für große Unternehmen

Staffbase ist der große Bruder unter den Mitarbeiter Apps – robust, professionell und immer bereit, die großen Herausforderungen anzugehen. Die App richtet sich vor allem an sehr große Unternehmen mit komplexen Kommunikationsbedürfnissen. Staffbase bietet eine Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, ihr bestehendes Intranet zu erweitern und mobil zugänglich zu machen. Das bedeutet, dass Ihre Mitarbeitenden, egal wo sie sich befinden, stets Zugriff auf die neuesten Informationen haben.

Ein besonderes Highlight von Staffbase ist die Möglichkeit, Inhalte zentral zu erstellen und zu verwalten, die dann über verschiedene Kanäle verteilt werden können. Dies ist besonders nützlich für internationale Unternehmen oder Konzerne mit einer weitverzweigten Belegschaft. Die App bietet außerdem umfangreiche Analysemöglichkeiten, um den Erfolg Ihrer Kommunikationsmaßnahmen zu messen und zu optimieren. Wenn Sie also ein Unternehmen leiten, das sich wie ein gut geölter Maschinenraum anfühlt, dann ist Staffbase vielleicht genau das richtige Werkzeug für Sie.

Viva Connections – Die umfassende Lösung für den Mittelstand

Viva Connections, das neueste Kind von Microsoft, ist wie ein Schweizer Taschenmesser – vielseitig, praktisch und immer zur Hand, wenn man es braucht. Die App wurde speziell für mittelständische Unternehmen entwickelt, die bereits intensiv mit Microsoft 365 arbeiten. Sie integriert sich nahtlos in Microsoft Teams und bietet eine zentrale Plattform für die interne Kommunikation und Zusammenarbeit.

Das Besondere an Viva Connections ist die tiefe Integration in die Microsoft-365-Tools wie SharePoint, Engage und OneDrive. Das bedeutet, dass alle relevanten Informationen an einem Ort gebündelt und leicht zugänglich sind. Ihre Mitarbeitenden können direkt über Microsoft Teams auf diese Ressourcen zugreifen, was die Effizienz und Produktivität erheblich steigert und White- und Blue Collar Mitarbeitende verbindet. Viva Connections ist flexibel und skalierbar, was es besonders für Unternehmen interessant macht, die eine umfassende, aber dennoch leicht handhabbare Lösung suchen und bietet mit Viva Amplify auch die Möglichkeit, Inhalte für verschiedene Kanäle zentral zu verwalten.

Trends 2025: KI und Personalisierung – Der Blick in die Zukunft

In den kommenden Jahren wird sich der Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) und Personalisierung in Mitarbeiter Apps deutlich verstärken. Stellen Sie sich das vor wie einen persönlichen Assistenten, der immer zur Stelle ist, wenn Sie ihn brauchen – nur, dass dieser Assistent nie müde wird und Ihre Vorlieben schon kennt, bevor Sie es selbst tun.

KI wird zunehmend dazu genutzt, um die Kommunikation innerhalb von Unternehmen zu optimieren. Chatbots können beispielsweise Mitarbeitende bei alltäglichen Aufgaben unterstützen, Fragen beantworten und Informationen bereitstellen, ohne dass jemand auf der anderen Seite sitzen muss. Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch dafür, dass Ihre Mitarbeitenden die Unterstützung erhalten, die sie brauchen – und das rund um die Uhr.

Die Personalisierung wird ebenfalls an Bedeutung gewinnen. In Zukunft wird Ihre Mitarbeiter App in der Lage sein, Inhalte und Informationen individuell auf die Bedürfnisse und Präferenzen der Nutzer zuzuschneiden. Das bedeutet, dass jeder Mitarbeitende eine personalisierte Erfahrung innerhalb der App haben wird, die genau auf seine Rolle, Abteilung und Interessen abgestimmt ist. Das sorgt nicht nur für ein besseres Nutzererlebnis, sondern erhöht auch die Effizienz und Zufriedenheit der Mitarbeitenden.

Ein aufkommender Trend im Bereich der Mitarbeiter Apps ist die Integration von Digital Signage. Hierbei werden Informationen, die in der App erstellt oder verwaltet werden, direkt auf Bildschirmen in Pausenräumen, Eingangsbereichen oder anderen zentralen Orten im Unternehmen angezeigt. Diese Bildschirme können nahtlos in die Kommunikationsstrategie eingebunden werden, indem sie beispielsweise SharePoint-Nachrichten, Unternehmensankündigungen oder wichtige Updates in Echtzeit präsentieren. Diese Technologie ermöglicht es, alle Mitarbeitenden – insbesondere diejenigen, die keinen direkten Zugriff auf die App haben – schnell und effektiv zu informieren. Die Einbindung von Digital Signage in die Mitarbeiter App erweitert die Reichweite von Unternehmensnachrichten und sorgt dafür, dass wichtige Informationen jederzeit sichtbar und zugänglich sind, was die interne Kommunikation noch umfassender und effektiver macht.

FAQ – für den schnellen Überblick

Benutzerfreundlichkeit und Bedienbarkeit: Zugänglich für alle

Eine hohe Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend für den Erfolg einer Mitarbeiter App, denn nur wenn die App leicht zu bedienen ist, wird sie von den Mitarbeitenden auch aktiv genutzt. Beekeeper überzeugt hier durch seine einfache und intuitive Benutzeroberfläche, die speziell für Mitarbeitende ohne tiefgehende technische Kenntnisse entwickelt wurde. Diese Einfachheit macht es besonders leicht, die App in Unternehmen mit vielen mobilen Mitarbeitenden zu implementieren, da wenig aufwändige Schulungen erforderlich sind. Die Benutzerfreundlichkeit von Beekeeper hat sich in verschiedenen Branchen bewährt und ist ein wesentlicher Grund für den Erfolg der App in der Schweiz und darüber hinaus.

Viva Connections bietet ebenfalls eine benutzerfreundliche Oberfläche, die vor allem für Unternehmen von Vorteil ist, die bereits intensiv mit Microsoft-Produkten arbeiten. Da die App nahtlos in die Microsoft-365-Umgebung integriert ist, können die Mitarbeitenden ohne großen Schulungsaufwand direkt mit der Nutzung beginnen. Dies spart Zeit und Ressourcen und sorgt dafür, dass die App schnell in den Arbeitsalltag integriert wird. Staffbase wiederum bietet eine flexible Benutzeroberfläche, die an die spezifischen Bedürfnisse großer Unternehmen angepasst werden kann. Diese Flexibilität ist besonders in Organisationen mit komplexen internen Strukturen von Vorteil, da sie es ermöglicht, die App genau auf die Anforderungen des Unternehmens zuzuschneiden.

Datenschutz und Sicherheit: Ein unverzichtbares Muss

In der heutigen digitalen Welt ist der Schutz sensibler Unternehmensdaten unerlässlich, insbesondere angesichts der zunehmenden Bedrohungen durch Cyberangriffe. Viva Connections setzt auf die bewährten Sicherheitsstandards von Microsoft, die eine hohe Datensicherheit gewährleisten. Dies umfasst nicht nur die Verschlüsselung von Daten, sondern auch strenge Zugangskontrollen und regelmäßige Sicherheitsupdates, die sicherstellen, dass die Mitarbeiter App stets auf dem neuesten Stand bleibt und gegen aktuelle Bedrohungen geschützt ist.

Staffbase und Beekeeper bieten ebenfalls umfassende Sicherheitsfunktionen, um sicherzustellen, dass alle Unternehmensdaten geschützt sind. Beide Anbieter haben spezielle Maßnahmen implementiert, um den Schutz sensibler Informationen zu gewährleisten, einschließlich der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Bei der Nutzung von Drittanbieter-Integrationen sollten Unternehmen jedoch besonders aufmerksam sein und sicherstellen, dass auch diese Anbieter die hohen Datenschutzanforderungen erfüllen. Dies ist entscheidend, um das Vertrauen der Mitarbeitenden in die eingesetzten Technologien zu gewährleisten und das Risiko von Datenschutzverletzungen zu minimieren.

Nutzerverwaltung und Gruppenmanagement: Organisiert und effizient

Eine effektive Nutzerverwaltung ist das Rückgrat jeder erfolgreichen Mitarbeiter App. Viva Connections nutzt das Microsoft Active Directory, was eine nahtlose Integration und Verwaltung der Nutzerdaten ermöglicht. Dies erleichtert die Zuordnung von Zugriffsrechten und stellt sicher, dass jeder Mitarbeitende nur die für sie/ihn relevanten Informationen erhält. Die enge Integration in die bestehende Microsoft-Infrastruktur macht es für IT-Abteilungen besonders einfach, Nutzerdaten zu verwalten und den Überblick über die Zugriffsrechte zu behalten. Diese Funktionalität ist besonders für mittelständische Unternehmen von Vorteil, die eine zuverlässige und sichere Lösung für die Verwaltung ihrer Nutzerdaten suchen.

Staffbase bietet ebenfalls umfassende Funktionen zur Nutzerverwaltung, die besonders für große und diversifizierte Unternehmen geeignet sind. Die App ermöglicht es, komplexe Organisationsstrukturen abzubilden und spezifische Nutzergruppen zu erstellen, die jeweils auf ihre individuellen Informationsbedürfnisse zugeschnittene Inhalte erhalten.

Beekeeper legt den Fokus auf eine einfache und schnelle Einrichtung, die es Unternehmen ermöglicht, die App ohne großen IT-Aufwand zu implementieren und effizient zu nutzen.

Integration und Konnektivität: Alles an einem Ort

Die Fähigkeit, sich nahtlos in bestehende Systeme zu integrieren, ist ein entscheidender Vorteil moderner Mitarbeiter Apps. Viva Connections bietet durch seine tiefe Integration in die Microsoft-365-Suite eine besonders hohe Konnektivität, die es den Nutzern ermöglicht, in einer einheitlichen Arbeitsumgebung zu bleiben. Diese Integration erleichtert den Zugriff auf alle relevanten Informationen und Tools und steigert die Effizienz. Die App ermöglicht es den Mitarbeitenden, in ihrer gewohnten Umgebung zu arbeiten und dennoch von den erweiterten Funktionen von Viva Connections zu profitieren. Dies ist besonders für Unternehmen von Vorteil, die bereits intensiv mit Microsoft-Produkten arbeiten und ihre bestehende IT-Infrastruktur erweitern möchten, ohne auf eine völlig neue Plattform umzusteigen.

Staffbase bietet ebenfalls starke Integrationsmöglichkeiten, insbesondere für Unternehmen, die bereits umfangreiche Intranets nutzen. Die App ermöglicht es, bestehende Systeme nahtlos in die Plattform zu integrieren und so eine zentrale Anlaufstelle für alle internen Kommunikationsbedürfnisse zu schaffen. Beekeeper verfolgt einen pragmatischen Ansatz und ermöglicht eine einfache Konnektivität mit gängigen Drittanbieter-Tools, was die Implementierung in bestehende Systeme schnell und unkompliziert macht. Diese Flexibilität macht Beekeeper zu einer attraktiven Option für Unternehmen, die eine schnelle und einfache Lösung für die Vernetzung ihrer mobilen Mitarbeitenden suchen, ohne auf umfangreiche IT-Ressourcen angewiesen zu sein.

Funktionale Tiefe: Mehr als nur ein Kommunikationswerkzeug

Eine moderne Mitarbeiter App muss weit mehr bieten als nur einfache Kommunikationsfunktionen. Viva Connections hebt sich hier durch die Integration von Microsoft Teams und Power Automate hervor, die es ermöglicht, komplexe Workflows zu verwalten und automatisierte Prozesse zu implementieren. Diese Funktionalität spart Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern. Die enge Verzahnung mit den übrigen Microsoft-365-Tools ermöglicht es den Nutzern, alle relevanten Informationen und Arbeitsprozesse an einem Ort zu bündeln und so die Effizienz und Produktivität erheblich zu steigern.

Beekeeper bietet eine soziale Netzwerkstruktur innerhalb des Unternehmens, die den Austausch und die Zusammenarbeit fördert. Diese App ist besonders geeignet für Unternehmen, die eine starke, interaktive Plattform für ihre Frontline-Mitarbeitenden suchen. Durch die Möglichkeit, automatisierte Workflows und Kampagnen zu erstellen, trägt Beekeeper zur Effizienzsteigerung im Arbeitsalltag bei und fördert gleichzeitig den sozialen Austausch innerhalb des Unternehmens.

Staffbase konzentriert sich auf die umfassende Informationsverteilung und bietet dabei eine breite Palette von Kommunikationswerkzeugen, die speziell auf die Bedürfnisse großer Unternehmen zugeschnitten sind. Die App ermöglicht es, Inhalte zentral zu erstellen und über verschiedene Kanäle an die Mitarbeitenden zu verteilen, was besonders in internationalen Unternehmen mit weit verzweigten Belegschaften von großem Vorteil ist.

Zielgruppen: Welche App passt zu Ihrem Unternehmen?

Die Wahl der richtigen Mitarbeiter App hängt stark von der Größe und den spezifischen Bedürfnissen Ihres Unternehmens ab.

Staffbase ist die ideale Lösung für große Unternehmen und Konzerne, die eine skalierbare und professionelle Lösung für ihre interne Kommunikation benötigen. Die App ermöglicht es, komplexe Organisationsstrukturen abzubilden und spezifische Kommunikationsbedürfnisse zu erfüllen.

Viva Connections richtet sich an mittelständische Unternehmen, die bereits stark in die Microsoft-365-Umgebung integriert sind und eine zentrale Plattform für Kommunikation und Zusammenarbeit suchen. Die App ist ideal für Unternehmen, die eine nahtlose Integration in ihre bestehende Microsoft-Infrastruktur wünschen und allen ihren Mitarbeitenden eine zentrale Anlaufstelle für alle internen Kommunikations- und Kollaborationsbedürfnisse bieten möchten.

Beekeeper hingegen eignet sich besonders für Unternehmen, die nur ihre Frontline-Mitarbeitenden effektiv vernetzen und einbinden möchten. Jedes dieser Tools hat seine eigenen Stärken und ist für unterschiedliche Unternehmensstrukturen und -kulturen gedacht. Die Wahl der richtigen App hängt letztlich von den spezifischen Anforderungen und der bestehenden IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens ab.

Warum Microsoft Teams oder Slack nicht alles abdecken

Kollaborationssoftware wie Microsoft Teams oder Slack ist hervorragend für die Zusammenarbeit in Projektteams geeignet, aber sie decken nicht alle Anforderungen einer umfassenden internen Kommunikation ab. Diese Tools sind darauf ausgelegt, die Zusammenarbeit innerhalb kleinerer Teams zu erleichtern und bieten zahlreiche Funktionen für das Projektmanagement und die Dokumentenverwaltung. Sie sind jedoch oft nicht ideal für die breite, unternehmensweite Kommunikation, die alle Mitarbeitenden einbezieht und eine zentrale Plattform für den Austausch von Informationen bietet.

Mitarbeiter-Apps wie Viva Connections, Staffbase und Beekeeper bieten spezialisierte Funktionen, die darauf ausgelegt sind, die gesamte Belegschaft einzubeziehen und eine zentrale Kommunikationsplattform zu bieten. Diese Apps ergänzen Kollaborationssoftware und bieten zusätzliche Funktionen, die über das hinausgehen, was Teams oder Slack allein leisten können. Beispielsweise ermöglichen sie die Erstellung von Inhalten, die über verschiedene Kanäle an alle Mitarbeitenden verteilt werden können, bieten umfassende Analysetools und ermöglichen die Verwaltung komplexer Workflows. Sie sind darauf ausgelegt, nicht nur die Zusammenarbeit zu verbessern, sondern auch die interne Kommunikation zu professionalisieren und zu vereinfachen. Für Unternehmen, die auf der Suche nach einer Lösung sind, die über die Möglichkeiten von Teams oder Slack hinausgeht, sind Mitarbeiter-Apps eine hervorragende Ergänzung zu diesen Kollaborationswerkzeugen.

Fazit: Die richtige Wahl für Ihr Unternehmen

Am Ende des Tages ist die Wahl der richtigen Mitarbeiter App eine strategische Entscheidung, die sorgfältig überlegt sein will. Viva Connections bietet eine umfassende Lösung für mittelständische Unternehmen, die stark in die Microsoft-365-Welt integriert sind. Die App ermöglicht eine nahtlose Integration in die bestehende IT-Infrastruktur und bietet eine zentrale Plattform für alle internen Kommunikations- und Kollaborationsbedürfnisse. Staffbase und Beekeeper bieten ebenfalls ausgezeichnete Lösungen, die jeweils spezifische Vorteile für unterschiedliche Unternehmensgrößen und Branchen bieten. Staffbase ist ideal für große Unternehmen und Konzerne, die eine skalierbare und professionelle Lösung suchen, während Beekeeper besonders für serviceorientierte Unternehmen mit einer großen Anzahl mobiler Mitarbeitender geeignet ist.

Denken Sie daran: Eine gut gewählte und implementierte Mitarbeiter App kann das Herzstück Ihres Unternehmens sein, das alle Mitarbeitenden miteinander verbindet und den Informationsfluss optimiert. Und wer weiß, vielleicht sparen Sie sich damit auch noch die eine oder andere E-Mail und machen Ihren Arbeitsalltag ein Stückchen leichter. In diesem Sinne: Wählen Sie weise, und viel Erfolg bei der Umsetzung Ihrer digitalen Kommunikationsstrategie!