Mitarbeiterumfragen etablieren (mit Musterfragen)

Die Idee

In vielen Gesprächen mit Personalentscheidern, Führungskräften und befreundeten Kollegen im Bau und Handwerk habe ich des Öfteren festgestellt, dass nur wenige, aus meiner Sicht zu wenige, Unternehmen das Instrument der Mitarbeiterbefragung einsetzen. Die Branche ist generell eher nicht für eine etablierte Feedbackkultur bekannt, ein Problem, was sich mit dem Eintritt der Generation Z in den Arbeitsmarkt zunehmend verstärkt. Dieser Artikel soll Ihnen einen Überblick über das Thema Mitarbeiterbefragung geben, Wissen teilen und den bestenfalls den nötigen Impuls liefern, damit anzufangen.

Ideales Frühwarnsystem für HR

Der Nutzen von regelmäßigen Mitarbeiterumfragen für HR und Geschäftsführung liegt auf der Hand, dienen Sie doch als ideales Frühwarnsystem in Hinblick auf Motivation und Fluktuation von Mitarbeitern. Zudem lassen sich Probleme in der Führungsqualifikation schnell erkennen und Verbesserungspotentiale für das Unternehmen ableiten. Schlussendlich dient das Instrument immer öfter als Entscheidungsgrundlage für künftige HR-Schwerpunkte.

Die Ziele bestimmen die Fragen der Mitarbeiterumfragen

Die Entscheidung für die Zielsetzung ist die wichtigste Entscheidung, die bei der Erstellung einer Mitarbeiterumfrage getroffen werden muss, denn aus ihr ergibt sich Inhalt und Form der Fragestellung. Welche Ziele Sinn machen, hängt dabei von der momentanen Situation des Unternehmens ab. Steht zum Beispiel eine umfangreiche Veränderung an, könnte es Sinn machen, die Einschätzung der Mitarbeiter zum aktuellen Status quo zu erfassen. Aufjedenfall sollten die Ziele detailliert, konkret und schriftlich festgelegt werden.

Erfolgsfaktoren – darauf kommt es an

Kommunizieren Sie von Anfang an die Absichten und Ziele der Befragung und zeigen Sie damit ihren Mitarbeitern, dass ihre Meinung zählt und Veränderung bewirken kann. Über Anonymität und Vertraulichkeit der Daten muss man sich eigentlich nicht unterhalten, insofern Sie wahrheitsgetreue Antworten bekommen möchten. Beantworten Sie unbedingt die Frage, was der Nutzen der Umfrage für die Mitarbeiter ist und machen Sie Ergebnisse allen Mitarbeitern zugänglich. Aber vergessen Sie eines nie:

Grundregeln zur Anordnung und Reihenfolge der Fragen

Bevor wir uns den konkreten Fragemöglichkeiten widmen, sollten wir bei der Erstellung der Fragen immer auf zwei Grundsätze achten:

1. Vom Allgemeinen zum Konkreten führen
2. Von Einfachen zum Abstrakten führen

Was im Schulunterricht funktioniert, funktioniert auch in Mitarbeiterbefragungen. Zum Beispiel: Die Frage „Wie zufrieden bist du mit der Softwareausstattung deines Arbeitsplatzes“ erst am Anschluss auf die Frage „Wie zufrieden bist du mit der Ausstattung deines Arbeitsplatzes“ folgen, da Software schon eine deutlich konkrete Ausführung ist.

In der Vergangenheit haben sich vor allem einheitliche Fragebögen-Blöcke bei Mitarbeiterumfragen erwiesen. In der Praxis bedeutet dies etwa Fragekomplexe zu Arbeitsbedingungen, zu Vergütung und Sozialleistungen, Laufbahn und Weiterentwicklung oder Zusammenarbeit und Arbeitsklima.

Fragetypen und Antwortformate auf einen Blick

Fragetypen, Entscheidungsmöglichkeiten, Skalen und andere Parameter haben einen erheblichen Einfluss auf die Akzeptanz, die Ergebnisse und Auswertbarkeit der Umfrage. Die Auswahl der jeweiligen Fragetypen ist daher für die jeweilige Aufgabenstellung von großer Bedeutung.

Musterumfragen für einzelne Themengebiete

Die nachfolgenden Fragekataloge geben Ihnen konkrete Anregungen, wie und mit welchen Fragen Sie die Mitarbeiterumfrage angehen können. Die Fragen sind dabei größtenteils so aufgebaut, dass sie verschiedene Antwortformen wie beispielsweise einer Skala „stimme überhaupt nicht zu – stimme weniger zu- ausreichend – stimme mehr zu – stimme völlig zu“ oder einfachen Noten (1-5) beantwortet und standardisiert werden können.

Fragen zur Mitarbeiterführung

Hiermit kann man die wesentlichen Aspekte der Mitarbeiterführung eines Vorgesetzten beurteilen:

• Mein Vorgesetzter spricht mir regelmäßig Wertschätzung aus
• Mein Vorgesetzer gibt mir oft nützliches Feedback
• Es gelingt ihm gut, Mitarbeiter für die Ziele des Unternehmens zu begeistern
• Mein Vorgesetzter verfügt über ein positives Menschenbild
• Die fachliche und persönliche Weiterentwicklung von mir sind ihm wichtig
• Mein Vorgesetzer kennt die Grundwerte seines Teams
• Mein Vorgesetzter kann Ziele formulieren
• Mein Vorgesetzter kann Konflikte sauber und erträglich lösen
• Er kommuniziert klar und regelmäßig mit uns

Fragen zu Arbeitsklima und Zusammenarbeit im Team

Mit diesem Fragenkomplex messen Sie die sozialen Beziehungen eines Mitarbeiters im Unternehmen, in der Abteilung und im Team. Ein gutes Arbeitsklima trägt erheblich zur Bindung eines Mitarbeiters und zur Motivation bei:

• Ich bin mit der Zusammenarbeit im Team zufrieden
• Wir haben im Team eine gute Arbeitsatmosphäre
• Konflikte werden offen und direkt angesprochen
• Die Integration neuer Kollegen in unser Team gelingt gut
• Unsere Kommunikation ist offen und ehrlich
• Ich identifiziere mich mit den Zielen & Aufgaben des Teams
• Unser Team ist eine harmonische Einheit
• Wir sind gut ins Unternehmen integriert
• Meine Bedürfnisse und Wünsche werden berücksichtigt

Engagement und Identifikation im Unternehmen

Hoch engagierte Mitarbeiter sind produktiver, zufriedener und loyaler als unzufriedene Mitarbeiter. Dies hat Gründe, die man erfragen und auswerten kann:

• Das Unternehmen interessiert sich für mein Wohlbefinden
• Wichtige Veränderungen werden einfach und klar kommuniziert
• Mir wird als Mitarbeiter zugehört
• Versprochene Maßnahmen werden umgesetzt
• Vorgegebene Ziele und Werte werden vorgelebt
• Die Unternehmenziele sind mir klar
• Mein Beitrag zum Unternehmenserfolg ist mir bekannt
• Der Inhalt meiner Arbeit ist interessant und herausfordernd
• Ich habe eine emotionale Bindung zum Unternehmen
• Ich werde ausreichend gefördert
• Das Unternehmen empfehle ich Freunden & Bekannten

Auswertung und Darstellung der Mitarbeiterumfrage

Relevante Ergebnisse sollten möglichst zeitnah, d.h. innerhalb weniger Wochen im Unternehmen kommuniziert werden, um die zuvor aufgebaute positive Einstellung und das Momentum zu erhalten. Achten Sie darauf, die Ergebnisse grafisch anschaulich und leicht verständlich aufzubereiten. Sprechen Sie die Sprache der Mitarbeiter und geben Sie weitere interessante Einblicke und erläutern Sie Zusammenhänge mit anderen Erkenntnissen.

Informieren Sie über die Ergebnisse von oben nach unten, also erst die Geschäftsführung, dann die Führungskräfte und anschließend die Mitarbeiter. Geben Sie ihren Führungskräfte wichtige Informationen und Kommunikationstipps dazu, weil Sie die Ergebnisse sicher auch im Team erklären werden. Möglichkeiten, Mitarbeiter zu informieren, wären:

• Flyer, Aushang am Schwarzen Brett oder Rundschreiben
• Mitarbeitergespräche
• Artikel im Intranet
• Über eine Mitarbeiterapp
• Informationsveranstaltung

In der Praxis hat sich ein Mix dieser verschiedenen Medien bewährt.

Fazit – Wer fragt, gewinnt

Das Instrument Mitarbeiterumfrage ist ein so kraftvolles Instrument, das darauf keine Personalabteilung und Geschäftsführung dieser Welt verzichten sollte. Es hilft ihnen, die Mitarbeiterbindung und -Zufriedenheit im Unternehmen zu steigern und liefert die ideale Datenbasis, um richtige HR-Entscheidungen zu treffen. Zwar Bedarf eine solche Befragung Vorbereitung, doch die Vorteile wiegen dies wieder auf. Ich möchte allen Personalentscheidern und Führungskräften den Mut zu sprechen, dieses Thema anzugehen, es lohnt sich!

Quellen und Literaturempfehlungen:

Bösch, Werner: Praxishandbuch Mitarbeiterbefragungen. Konzepte, Methoden und Vorgehensweisen für ergiebige und erfolgreiche Mitarbeiterbefragungen. Praxium-Verlag. Zürich. 2011;