So baust du ein modernes Intranet

Warum sollte man ein Intranet einrichten? Diese Frage stellt sich oft, wenn ein erstmaliger Einsatz oder ein geplanter Relaunch eines modernen Intranets ansteht. Beim Streben nach Mehrwert für das Unternehmen tauchen unmittelbar zwei weitere Fragen auf:

1. Was sollte in das Intranet aufgenommen werden? – Schließlich ergibt sich der Mehrwert aus den Inhalten und den Anwendungsmöglichkeiten auf der Plattform.
2. Wie kann dieser Mehrwert gemessen werden? – Es ist wichtig zu klären, wie der Nutzen quantifiziert und nachvollzogen werden kann, da Intranet-Befürworter oft in vagen Aussagen wie „Wir stärken die Unternehmensvernetzung“ verweilen und klarere Metriken benötigen.

Gute Anwendungsfälle generieren messbaren Mehrwert für Intranets

Diese Zusammenfassung wird nicht nur den Nutzen eines Intranets beleuchten, sondern auch im Detail auf die verschiedenen Anwendungsfälle und deren Messbarkeit eingehen. Dies ist von entscheidender Bedeutung für die Festlegung der Projektziele eines Intranets und dient als solide Grundlage für die Auswahl eines Anbieters von Intranet-Software. Der Nutzen kann auf verschiedenen Ebenen definiert werden, idealerweise jedoch in Verbindung mit übergeordneten Unternehmenszielen.

Grundsätzlich lassen sich die wichtigsten Effekte auf Unternehmensebene in drei Kategorien unterteilen:

Unsere Intranetziele müssen demnach auf mindestens eines unserer übergeordneten Unternehmensziele einzahlen.

Befasst man sich mit den klassischen Anwendungsfällen eines Intranets, begegnet man immer den folgenden vier:

1. Bereitstellung aktueller Informationen (Kommunikation)
2. Einbeziehung der Mitarbeiter (Interaktion)
3. Austausch strukturierter Informationen (Wissensaustausch)
4. Bereitstellung nützlicher Dienstleistungen (Services)

Diese Gruppierungen helfen bei der Kategorisierung der verschiedenen Anwendungsmöglichkeiten und bieten eine klare Struktur für die Integration in das Intranet.

1. Aktuelle Informationen bereitstellen (Kommunikation)

Die Bereitstellung aktueller Informationen ist eine zentrale Aufgabe eines Intranets, da sie die Kommunikation und Informationsvermittlung innerhalb eines Unternehmens erleichtert. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da Mitarbeiter ständig auf dem Laufenden sein müssen, um effizient arbeiten zu können. Durch die leicht zugängliche Bereitstellung aktueller Daten und Nachrichten fördert das Intranet die Transparenz und schafft eine Informationskultur im Unternehmen.

Dabei sollte Kommunikation nicht nur Top-Down als ausführendes Organ der internen Unternehmenskommunikation verstanden werden. Vielmehr öffnet sie sich und ermöglicht allen Mitarbeitenden Teilhabe an der internen Kommunikation im Unternehmen, egal wo sie sich befinden.

Beispiele:

• Unterstützung der operativen Kommunikation (z. B. für Mitarbeiter ohne Schreibtisch)
• Zielgruppenspezifische Kanäle
• Individuelle Kommunikation für bestimmte Momente (z. B. Onboarding)
• Kombination von verpflichtenden und freiwilligen Kanälen
• Förderung der Kommunikation über Unternehmensgrenzen hinweg, um ein Gefühl der Zusammenarbeit und des gemeinsamen Zwecks zu schaffen.
• Die Mitarbeiter dabei unterstützen, das Unternehmen besser kennenzulernen, indem sie Bilder und Videos verwenden, insbesondere für Mitarbeiter, die möglicherweise nie die Gelegenheit hatten, den CEO persönlich zu treffen oder in einem Video zu sehen.
• Die Unternehmensstrategie, Vision und Werte kontinuierlich mithilfe von Geschichten vermitteln, um sicherzustellen, dass sie im Gedächtnis der Mitarbeiter bleiben.
• Einfache und transparente Aufforderungen zur Feedback-Gewinnung an die Mitarbeiter richten und die Umsetzung der erhaltenen Rückmeldungen klar kommunizieren.
• Nutzung von zielgruppenspezifischen Kommunikationskanälen, um sicherzustellen, dass Informationen gezielt und effektiv an die richtigen Mitarbeiter gelangen.
• Dringliche Informationen in Echtzeit über Push-Nachrichten verteilen, um sicherzustellen, dass Mitarbeiter stets auf dem neuesten Stand sind.

Zahlt auf diese Unternehmensziele ein:

• Stärkere Identifikation der Mitarbeiter: Mitarbeiter erhalten eine bessere Einsicht in die Auswirkungen ihrer Arbeit auf die Unternehmensziele. Dies befähigt sie, eigenständige Entscheidungen zu treffen und steigert ihre Motivation, im Unternehmen zu bleiben.
• Kostenoptimierung: Durch die Implementierung digitaler Kommunikationsmittel können kostspielige gedruckte Newsletter und Mitarbeiterzeitungen reduziert oder ersetzt werden. Effizientes Onboarding beschleunigt die Produktivität der Mitarbeiter und trägt zur langfristigen Bindung wertvoller Talente bei. Zudem ermöglichen digitale Kommunikationskanäle eine präzisere Messung, wodurch ineffektive Kanäle schneller identifiziert und Ressourcen eingespart werden können.
• Umsatzsteigerung: Effektive Informationsverteilung begleitet und beschleunigt Transformationsprozesse, die in den meisten Unternehmen stattfinden. Dies ermöglicht eine schnellere Umsetzung und eine höhere Akzeptanz durch die Mitarbeiter. Zudem können bewährte Verfahren schneller im gesamten Unternehmen geteilt werden, was die Effizienz steigert.

Wie messe ich den Erfolg meiner Kommunikation?

Hier sind verschiedene Möglichkeiten zur Messung des Erfolgs in der Unternehmenskommunikation:

• Erfassung der Anzahl der Zugriffe auf einzelne Artikel und die Gesamtzahl in einem bestimmten Kommunikationskanal.
• Beurteilung des Engagements durch die Analyse von Kommentaren und Likes in den Kommunikationskanälen.
• Bewertung der Dezentralisierung der Kommunikation, indem man die Beteiligung und Aktivitäten der verschiedenen Standorte betrachtet.
• Durchführung von Mitarbeiterumfragen zur Einschätzung des Informationsgefühls und des Verständnisses für die Unternehmensstrategie.
• Überwachung der Anzahl von Sicherheitsvorfällen oder Arbeitsunfällen, um die Effektivität der Sicherheitskommunikation zu beurteilen.
• Durchführung von Umfragen zur Bewertung des Kenntnisstands und des Verständnisses der Mitarbeiter für große Transformationsvorhaben im Unternehmen.

Diese Maßnahmen bieten einen umfassenden Überblick über den Erfolg der Unternehmenskommunikation und ermöglichen es, die Wirksamkeit zu bewerten und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

2. Einbeziehung aller Mitarbeitenden (Interaktion)

Die Integration der Mitarbeiter, insbesondere in Bezug auf die Interaktion, verfolgt zwei grundlegende Zielsetzungen. Zum einen geht es darum, Feedback von den Mitarbeitern zu erhalten, was dazu beiträgt, dass die Organisation schneller und effektiver lernen kann. Zum anderen schafft die Möglichkeit, dass sich Mitarbeiter auf allen Ebenen aktiv einbringen können und das Gefühl haben, gehört zu werden, engagierte Mitarbeiter. In diesem Bereich sind auch Aktivitäten wie die Förderung der Vernetzung, des Austauschs und gemeinsamer Erlebnisse, beispielsweise durch die Bildung von Communities, von Bedeutung.

Einige Beispiele für die Interaktion der Mitarbeiter sind:

• Die Bereitstellung von unstrukturiertem Feedback zu den zur Verfügung gestellten Informationen, beispielsweise in Form von Kommentaren und Likes.
• Die Möglichkeit für Mitarbeiter, Fragen an das Management zu stellen, sei es öffentlich oder anonym.
• Strukturiertes Feedback, das durch Mitarbeiterumfragen gesammelt wird, um gezielt auf die Bedürfnisse und Anliegen der Belegschaft eingehen zu können.
• Die digitale Unterstützung von Mitarbeiterevents, die beispielsweise Live-Umfragen, Abstimmungen und die Möglichkeit zur Stellung von Fragen beinhaltet.
• Die Schaffung von themenübergreifenden Communities, die den Austausch und die Vernetzung fördern.
• Die Bereitstellung von Tools wie einer Social Wall oder einem Schwarzen Brett, um die Mitarbeiterinteraktion zu erleichtern.
• Die Nutzung von Gewinnspielen oder Wettbewerben, um das Engagement der Mitarbeiter zu steigern.
• Die Einrichtung eines Vorschlagswesens, in dem Ideen von Mitarbeitern gesammelt und bewertet werden können.

Es trägt zur Erreichung folgender Unternehmensziele bei:

1. Erhöhte Transparenz in Bezug auf Herausforderungen und Probleme, insbesondere in kritischen Geschäftsbereichen, die möglicherweise weit von der obersten Führungsebene entfernt sind.
2. Die Anerkennung und feste soziale Integration führen zu einer signifikanten Steigerung der Mitarbeiterbindung.

Kosteneinsparungen erzielen:

1. Erfolgreich umgesetzte Mitarbeiterideen können zu Kosteneinsparungen oder sogar zu Umsatzsteigerungen führen.

Steigerung des Umsatzes:

1. Die Verfügbarkeit umfassender und relevanter Informationen aus dem gesamten Unternehmen ermöglicht bessere Entscheidungsfindung.
2. Best Practices können durch dezentrale Kommunikation über unternehmensweite Communities effizienter verbreitet werden.

Wie lässt sich dies quantifizieren?

• Engagement der Mitarbeiter, ausgedrückt durch Kommentare und Likes auf verschiedenen Plattformen.
• Die Teilnahmerate an Umfragen zur Mitarbeiterbeteiligung.
• Die Ergebnisse von Mitarbeiterumfragen, die die Wahrnehmung der Mitarbeiter hinsichtlich der Wichtigkeit ihrer Meinung erfassen.
• Die Beteiligungsrate an verschiedenen Veranstaltungen und Gewinnspielen.
• Die Anzahl der eingereichten und erfolgreich umgesetzten Ideen und Vorschläge der Mitarbeiter.

3. Austausch strukturierter Informationen (Wissen)

Im Unterschied zur reinen Kommunikation zielt dieses Ziel darauf ab, langfristiges Wissen und Informationen zu verwalten, die in einer gut strukturierten und leicht zugänglichen Form vorliegen sollten. Diese Inhalte sollten validiert und für die Mitarbeiter freigegeben sein, während Diskussionen und Arbeitsfortschritte in speziellen Teamskanälen auf Microsoft Teams stattfinden können. Die Grundidee besteht darin, dass es sich lohnt, Ressourcen in die Erstellung und die einfache Verfügbarkeit von Inhalten zu investieren, wenn diese für eine breite Palette von Mitarbeitern relevant sind.

Beispiele:

• Arbeitsanweisungen
• Häufig besuchte Seiten wie HR oder Unternehmen
• Seiten zu Events oder wichtigen Projekten
• Notfallpläne und Telefonnummern
• Lernmaterialien
• FAQ´s
• Informationen zu wichtigen Produktdokumenten
• Compliancerichtlinien, die eingehalten werden müssen

Trägt zu folgenden Unternehmenszielen bei:

1. Identifikation fördern:
   • Alle Mitarbeiter haben während Krisensituationen klare Einblicke in Prozesse und Zuständigkeiten, was zur allgemeinen Identifikation und Sicherheit beiträgt.
   • Wesentliche Informationen zur Sicherheit können einfacher und regelmäßiger vermittelt werden, um das Bewusstsein und die Identifikation zu stärken.
2. Kosten senken:
   • Die Zeit und Ressourcen, die Personalabteilungen und andere Bereiche für die Beantwortung wiederkehrender Mitarbeiterfragen aufwenden, werden reduziert, was zu Kosteneinsparungen führt.
3. Umsatz steigern:
   • Informationen zu Produkten, Marketingkampagnen und aktuellen Veränderungen im Unternehmen stehen in einer breiteren und schnelleren Reichweite zur Verfügung. Dies trägt dazu bei, bessere Entscheidungen zu treffen und Best Practices effektiver im gesamten Unternehmen zu verbreiten, was letztendlich zu einem Umsatzwachstum führen kann.

Wie können wir messen?

• Klassisch die Seitenaufrufe unserer Themen- und Eventseiten
• Anzahl von Service Requests gegenüber der jeweiligen Fachabteilungen (die sinken sollten)
• Umfrage zum Gefühl der Mitarbeitenden, ob Informationen schnell und gut gefunden werden können

4. Bereitstellung nützlicher Dienstleistungen (Services)

Der nahtlose Übergang zwischen dem Ziel des Wissensaustauschs und dem Ziel, praktischen Nutzen zu bieten, unterstreicht die Vielseitigkeit eines modernen Intranets. Hierbei spielen sowohl die Bedürfnisse des Unternehmens als auch die Erwartungen der Mitarbeiter eine entscheidende Rolle.

Wissensaustausch ist geprägt von Informationen, die für das Unternehmen von strategischer Bedeutung sind und daher gezielt vermittelt werden müssen. In diesem Kontext stehen klare Strukturen und leicht zugängliche Inhalte im Mittelpunkt. Das Intranet dient als Plattform zur Verbreitung und Dokumentation wichtiger Unternehmensinformationen, Richtlinien und Best Practices.

Im Gegensatz dazu zielt das Ziel des praktischen Nutzens darauf ab, den Mitarbeitern nützliche Dienste für ihren täglichen Arbeitsablauf bereitzustellen. Diese Services sollten aus Mitarbeitersicht als hilfreich und wertvoll wahrgenommen werden. Denn je nützlicher das Intranet für die Mitarbeiter ist, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie es freiwillig und regelmäßig nutzen.

Ein Schlüsselaspekt dieses Ziels ist die Implementierung von Self-Service-Tools innerhalb des Intranets. Diese Tools ermöglichen es Mitarbeitern, eine Vielzahl von Aufgaben eigenständig zu erledigen, ohne auf die Unterstützung der Personalabteilung oder anderer Abteilungen angewiesen zu sein. Hier sind einige Beispiele, wie diese Tools die Arbeitsweise im Unternehmen positiv beeinflussen:

1. Urlaubsanträge: Anstatt physische Formulare auszufüllen oder E-Mails an die Personalabteilung zu senden, können Mitarbeiter ihre Urlaubsanträge einfach über das Intranet einreichen. Dies beschleunigt den Prozess, ermöglicht eine sofortige Bearbeitung und gewährt Mitarbeitern einen besseren Überblick über ihren Urlaubsstatus.
2. Aktualisierung persönlicher Daten: Veränderungen in persönlichen Informationen wie Adresse, Kontaktdaten oder Notfallkontakten können problemlos über Self-Service-Tools verwaltet werden. Dies stellt sicher, dass die Unternehmensdatenbank stets aktuell ist, ohne auf manuelle Aktualisierungen angewiesen zu sein.
3. Zugang zu Gehaltsabrechnungen und Steuerdokumenten: Mitarbeiter können ihre Gehaltsabrechnungen und Steuerdokumente bequem online abrufen, wodurch der Bedarf an gedruckten Kopien und manuellem Versand entfällt.
4. Reisekostenabrechnung: Die Erfassung von Reisekosten wird durch Self-Service-Tools vereinfacht. Mitarbeiter können Ausgaben online verwalten, Belege hochladen und Abrechnungen schneller einreichen, was den Verwaltungsaufwand reduziert.
5. Zeiterfassung und Arbeitszeittabellen: Die Zeiterfassung kann ebenfalls automatisiert werden. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeiten online erfassen und verfolgen, was nicht nur die Genauigkeit, sondern auch die Transparenz erhöht.

Trägt zu den Unternehmenzielen bei:

Das vorrangige Gesamtziel besteht darin, die aktive Beteiligung der Mitarbeiter an der Nutzung des Intranets zu steigern, um die Realisierung anderer Unternehmensziele zu fördern. Dieser Fokus auf die aktive Nutzung dient als treibende Kraft für den Erfolg in verschiedenen Bereichen.

Ein spezifisches Ziel ist die Reduzierung der betrieblichen Kosten durch die Minimierung des Aufwands, den beispielsweise die Personalabteilung für die Abwicklung von Mitarbeiterservices wie Urlaubsanträge und Zeitformulare aufbringen muss. Hier bietet das Intranet die Möglichkeit, diesen administrativen Aufwand zu reduzieren und Ressourcen effizienter einzusetzen.

Im Großen und Ganzen zielt die Steigerung der aktiven Nutzung des Intranets darauf ab, eine Win-Win-Situation zu schaffen, bei der die Mitarbeiter von mehr Autonomie und einem vereinfachten Prozess bei der Abwicklung von Dienstleistungen profitieren, während das Unternehmen gleichzeitig Kosten senkt und seine Effizienz steigert. Dies unterstreicht die Bedeutung des Intranets als Instrument zur Erreichung verschiedener Unternehmensziele.

Wie können wir messen?

• Die Gesamtanzahl der registrierten Mitarbeiter im System.
• Den Prozentsatz der Mitarbeiter, die das System aktiv nutzen, sei es täglich, wöchentlich oder monatlich.
• Den Anteil der digitalen Services an der Gesamtnutzung im Vergleich zu eventuell noch bestehenden analogen Arbeitsprozessen.

Mehr auf:

https://learning.oreilly.com/library/view/build-a-next-generation/9781484255124/html/481576_1_En_1_Chapter.xhtml