Einleitung: Warum eine Mitarbeiter App sinnvoll ist
Die Arbeitswelt verändert sich in rasantem Tempo. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihre Mitarbeitenden in einer zunehmend digitalen, mobilen und oft hybriden Arbeitsumgebung zu vernetzen. Klassische Kommunikationsmittel wie E-Mail, Schwarze Bretter oder sogar interne Intranets stoßen dabei immer häufiger an ihre Grenzen. Sie sind unübersichtlich, schwer zugänglich oder erreichen nicht alle Beschäftigten.
Eine Mitarbeiter App kann hier die entscheidende Lösung sein. Sie bündelt Kommunikation, interne Services und wichtige Unternehmensprozesse in einer zentralen Anwendung, die für alle Mitarbeitenden direkt auf dem Smartphone verfügbar ist. Damit wird der Arbeitsplatz quasi in die Hosentasche verlagert.
Doch so attraktiv die Idee auch klingt: In vielen Unternehmen ist die IT-Abteilung zunächst skeptisch. Sie sorgt sich um Sicherheit, Wartung, Integration und zusätzliche Belastung der bestehenden Systeme.
Wenn du möchtest, dass deine Organisation von den Vorteilen einer modernen App profitiert, musst du deine IT-Abteilung gezielt überzeugen. Besonders wirkungsvoll gelingt das, wenn du auf eine Lösung setzt, die auf bekannten und etablierten Technologien basiert – wie die Cloudfreunde Mitarbeiter App auf Basis von Microsoft.
1. Stelle die Vorteile für die IT-Abteilung klar
Die meisten Entscheidungsträger:innen denken beim Thema App zunächst an Vorteile für Mitarbeitende: schnellere Kommunikation, höhere Motivation, mehr Transparenz. Für die IT-Abteilung sind jedoch andere Faktoren ausschlaggebend. Ihre Fragen lauten: „Wie sicher ist das Ganze? Wie hoch ist unser Mehraufwand? Müssen wir neue Systeme pflegen?“ Wenn du auf diese Bedenken eingehen kannst, hast du bereits einen großen Schritt geschafft.
Weniger Schatten-IT
Ein zentrales Problem vieler Unternehmen ist die sogenannte Schatten-IT. Mitarbeitende nutzen private Tools wie WhatsApp-Gruppen oder Dropbox-Accounts, um den Austausch zu erleichtern. Das mag im Alltag praktisch erscheinen, ist aus Sicht der IT aber höchst riskant: Daten verlassen unkontrolliert das Unternehmen, Datenschutzvorgaben werden verletzt und es entsteht ein Flickenteppich an Anwendungen, der kaum zu kontrollieren ist.
Mit einer offiziellen Mitarbeiter App verhinderst du diese Wildwüchse. Alle wichtigen Kommunikations- und Austauschprozesse finden in einem sicheren, zentral verwalteten System statt. Das senkt nicht nur die Risiken für Datenschutzverletzungen, sondern nimmt der IT-Abteilung auch die Sorge, dass unautorisierte Tools im Hintergrund laufen.
Vereinfachte Administration
Ein weiterer Pluspunkt: Die Cloudfreunde Lösung ist direkt mit Microsoft 365 verknüpft. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter App die bereits vorhandene Benutzerverwaltung nutzt. Über Entra ID (ein cloudbasierter Identity und Access-Management-Dienst) können alle Mitarbeitenden mit ihren bestehenden Unternehmenszugängen verwaltet werden. Neue Accounts müssen nicht separat angelegt oder gepflegt werden, Berechtigungen lassen sich nahtlos übernehmen.
Für die IT-Abteilung reduziert das den administrativen Aufwand erheblich. Prozesse wie An- und Abmeldung von Mitarbeitenden laufen automatisiert über das bestehende System. So wird verhindert, dass Zugänge offenbleiben oder doppelte Pflege notwendig ist.
Sicherheit out of the box
Neben Schatten-IT und Administration steht für die IT-Sicherheit ganz klar an oberster Stelle. Hier kann die Cloudfreunde Mitarbeiter App punkten, weil sie auf den hohen Sicherheitsstandards von Microsoft aufbaut. Dazu gehören:
- SSO (Single Sign-On): Mitarbeitende melden sich einmal mit ihren bekannten Microsoft-Daten an und erhalten damit sicheren Zugang zur App. Das reduziert Passwortprobleme und schließt Sicherheitslücken, die durch Mehrfachnutzung einfacher Passwörter entstehen
- MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung): Selbst wenn ein Passwort kompromittiert wird, bleibt der Zugang geschützt, weil zusätzlich ein weiterer Faktor wie ein Code oder eine Bestätigung per App notwendig ist
- Conditional Access: Der Zugriff kann an Bedingungen wie bestimmte Geräte, Netzwerke oder Standorte geknüpft werden
Für IT-Expert:innen sind das bekannte Sicherheitsmechanismen, die Vertrauen schaffen. Für Nicht-ITler:innen lässt es sich so erklären: Die App ist genauso sicher wie dein Unternehmens-Microsoft-Konto – nur, dass jetzt noch mehr Funktionen bequem darüber laufen.
2. Zeige den Business Value auf
Die technische Sicherheit ist das eine, doch für eine erfolgreiche Einführung will deine IT-Abteilung auch wissen, ob sich der Aufwand lohnt. Hier kommt der Business Value ins Spiel.
Eine Mitarbeiter App steigert die Produktivität, weil Informationen schneller gefunden werden. Stell dir vor, anstatt eine halbe Stunde in alten E-Mails nach einer Vorlage zu suchen, öffnet ein:e Mitarbeitende:r einfach die App und findet das Dokument innerhalb von Sekunden. Solche kleinen Zeiteinsparungen summieren sich über alle Mitarbeitenden hinweg zu einem erheblichen Effizienzgewinn.
Auch die Kommunikation verbessert sich spürbar. Ob Unternehmensnews, Sicherheitsanweisungen oder die Einladung zur nächsten Betriebsversammlung: Mit einer App lassen sich Nachrichten per Push direkt auf alle Geräte senden. So wird garantiert, dass auch Kolleg:innen ohne festen Büroarbeitsplatz erreicht werden.
Darüber hinaus fördert eine Mitarbeiter App das Engagement. Mitarbeitende fühlen sich stärker eingebunden, weil sie jederzeit Zugang zu relevanten Informationen haben und selbst Feedback geben können. Gerade in großen Organisationen oder bei Teams, die auf viele Standorte verteilt sind, ist das ein entscheidender Faktor für Motivation und Identifikation mit dem Unternehmen.
Und nicht zuletzt erleichtert die App das Onboarding neuer Kolleg:innen. Vom ersten Tag an haben sie Zugriff auf Handbücher, Prozessbeschreibungen und Kontakte – alles gesammelt in einem Tool. Das macht die Einarbeitung einfacher und schneller.
3. Hebe die Integration mit Microsoft hervor
Ein starkes Argument für die Mitarbeiter App von den Cloudfreunden ist die nahtlose Anbindung an Microsoft 365. Viele Unternehmen arbeiten ohnehin mit Outlook, Teams und SharePoint. Die Mitarbeiter App erweitert diese Umgebung, statt eine neue Insellösung einzuführen.
In der Praxis bedeutet das:
- Teams-Integration: Push-Benachrichtigungen und Nachrichten aus der App können direkt in Microsoft Teams erscheinen. Mitarbeitende verpassen nichts, auch wenn sie die App nicht aktiv öffnen
- SharePoint-Anbindung: Inhalte aus dem Intranet sind direkt in der App nutzbar, ohne dass doppelte Strukturen gepflegt werden müssen
- Outlook-Synchronisation: Termine und Mails lassen sich nahtlos mit der App verbinden
Für die IT-Abteilung ist das besonders wertvoll: Sie muss keine parallelen Systeme verwalten und keine zusätzliche Infrastruktur aufbauen. Stattdessen integriert sich die App harmonisch in die bestehende Microsoft-Landschaft.
Erweiterte Integrationsmöglichkeiten mit HR-Systemen
Neben der engen Verzahnung mit Microsoft 365 überzeugt eine Mitarbeiter App über Cloudfreunde auch durch ihre hohe Flexibilität bei der Anbindung von HR- und Drittsystemen. Nahezu alle gängigen HR-Lösungen lassen sich integrieren – von Zeiterfassung über Lohn- und Gehaltsabrechnung bis hin zu Bewerbungs- und Onboarding-Prozessen. Durch unseren starken Integrationspartner-Kosmos, zu dem auch etablierte Anbieter wie Personio gehören, ist es möglich, bestehende HR-Prozesse direkt in die App einzubinden.
Wir als Cloudfreunde verstehen uns nicht nur als Anbieter einer App, sondern als IT-Dienstleister mit tiefem Know-how. Unsere Expert:innen bringen langjährige Erfahrung in den Bereichen Integration, Schnittstellenmanagement und IT-Sicherheit mit. Das bedeutet für dich: Deine Mitarbeiter App wächst nahtlos mit deinen bestehenden Systemen zusammen, ohne zusätzliche Komplexität für die IT-Abteilung. Gleichzeitig stellen wir sicher, dass höchste Sicherheits- und Compliance-Standards eingehalten werden.
4. Entkräfte Sicherheitsbedenken
Sobald das Wort „App“ fällt, denken viele IT-Teams an zusätzliche Risiken. Doch genau hier kann die Mitarbeiter App über Microsoft punkten.
Die Daten liegen in zertifizierten Microsoft-Rechenzentren innerhalb Europas und sind damit DSGVO-konform. Regelmäßige Sicherheitsupdates werden automatisch von Microsoft eingespielt, sodass die App stets auf dem neuesten Stand ist. Das entlastet die IT-Abteilung, weil sie sich nicht selbst um jedes Update kümmern muss.
Darüber hinaus erlaubt Entra ID ein detailliertes Rechtemanagement. Das heißt, Informationen können gezielt für bestimmte Abteilungen oder Rollen freigegeben werden. So bleiben vertrauliche Inhalte geschützt, während andere Informationen für die gesamte Belegschaft sichtbar sind.
Die Bedenken, dass eine App zusätzliche Angriffsflächen schafft, lassen sich so überzeugend entkräften. Im Gegenteil: Durch die Konzentration auf eine zentrale, sichere Plattform werden Risiken sogar reduziert.
5. Kommuniziere den Nutzen für alle
Am Ende ist es wichtig, den Mehrwert für das gesamte Unternehmen klar zu machen. Eine Mitarbeiter App bringt nicht nur Vorteile für einzelne Abteilungen, sondern wirkt sich auf alle Ebenen positiv aus.
- Die IT-Abteilung profitiert von weniger Schatten-IT, einfacher Verwaltung und hoher Sicherheit
- HR und interne Kommunikation erhalten ein modernes Werkzeug, mit dem sie Mitarbeitende schnell und direkt erreichen können
- Die Mitarbeitenden selbst erleben eine deutlich einfachere Nutzung: Sie finden Informationen, Dokumente und Nachrichten an einem Ort – egal, ob sie im Büro, im Homeoffice oder unterwegs sind
- Das Management sieht die Vorteile in Form von höherer Produktivität, besserer Mitarbeitendenbindung und transparenter Kommunikation
Praktische Tipps für deine Argumentation
Wenn du deine IT-Abteilung überzeugen willst, hilft es, nicht nur theoretisch zu argumentieren, sondern konkrete Schritte vorzuschlagen. Starte zum Beispiel mit einer kurzen Demo, wie die Mitarbeiter App in eurem Unternehmen aussehen könnte. Dazu kannst du dir hier eine kostenlose Demo mit unseren Berater:innen buchen.
Das verdeutlicht die Einfachheit und Sicherheit in der Praxis. Verweise auf Erfolgsgeschichten anderer Unternehmen oder auf das Microsoft Trust Center, um die Sicherheitsaspekte mit harten Fakten zu untermauern.
Fazit: Eine sichere Mitarbeiter App mit Cloudfreunde & Microsoft
Wenn du deine IT-Abteilung von einer App überzeugen willst, solltest du dich auf drei Kernargumente konzentrieren: Sicherheit, Integration und Business Value. Die Cloudfreunde Lösung auf Basis von Microsoft erfüllt alle drei Punkte:
- höchste Sicherheitsstandards dank Entra ID, MFA und DSGVO-konformen Rechenzentren,
- nahtlose Integration in bestehende Microsoft-Systeme wie Teams, Outlook und SharePoint,
- spürbare Vorteile für Produktivität, Kommunikation und Engagement.
Damit ist die Mitarbeiter App nicht nur eine moderne Kommunikationsplattform, sondern vor allem eine sehr sichere Lösung, die auch kritische IT-Abteilungen überzeugt.
