Interne Kommunikation verbessern! Zusammenfassung: In diesem Artikel erfährst du, wie du mit einer klaren Strategie für Microsoft 365 das Kommunikations- und Aufgabenchaos in deinem Unternehmen beendest. Wir zeigen dir, wie du mit den richtigen Tools die interne Kommunikation verbesserst – von Intranet über Microsoft Teams bis zur Mitarbeiter-App – um die Effizienz zu steigern und alle Mitarbeiter:innen zu erreichen.
Die Herausforderung: Warum interne Kommunikation im Unternehmen oft scheitert
Kennst du das? Aufgaben werden dir per E-Mail zugewiesen, gleichzeitig flattern Anfragen über Microsoft Teams-Chats herein, und auf dem Flur werden dir noch schnell weitere To-dos zugerufen. Am Ende des Tages weißt du nicht mehr, welche Aufgabe wo erfasst wurde, wichtige Informationen gehen in der Flut unter, und die Übersicht ist längst verloren. Dieses Szenario ist in vielen mittelständischen Unternehmen Alltag und führt zu Ineffizienz, Frustration und schwindender Professionalität.
Die interne Kommunikation in Unternehmen scheitert selten an fehlenden Tools, sondern an einer fehlenden Kommunikationsstrategie. Microsoft 365 bietet einen mächtigen Werkzeugkasten mit zahlreichen Tools für die interne Kommunikation, doch ohne klare Regeln und eine durchdachte Struktur führt die Vielfalt der Möglichkeiten schnell zu einem digitalen Wildwuchs. Mitarbeitende sind verunsichert, welcher Kanal für welche Information der richtige ist, was zu Doppelarbeit, Informationsverlust und letztlich zu einem Kommunikationschaos führt.
Das Problem ist nicht die Technologie, sondern die fehlende Klarheit darüber, wie die verschiedenen Kommunikationskanäle im Unternehmen genutzt werden sollen. Ohne eine bewusste Entscheidung, welches Tool für welchen Zweck eingesetzt wird, entsteht ein Flickenteppich aus parallelen Informationsströmen, der mehr Verwirrung stiftet als Nutzen bringt.
Interne Kommunikation Tools in Microsoft 365 verstehen
Um die interne Kommunikation zu verbessern, ist es entscheidend, die verschiedenen Instrumente der internen Kommunikation in Microsoft 365 und ihre spezifischen Anwendungsfälle zu verstehen. Jedes Werkzeug hat seine Stärken, wenn es richtig eingesetzt wird. Die folgende Übersicht zeigt, welche Tools Microsoft 365 für die interne Kommunikation bereitstellt und wofür sie jeweils am besten geeignet sind.
Teams Chat vs. Teams Kanäle: Der feine Unterschied
Microsoft Teams ist das Herzstück der schnellen, alltäglichen Zusammenarbeit. Doch auch innerhalb von Teams gibt es wichtige Unterschiede, die über Erfolg oder Misserfolg der internen Kommunikation entscheiden:
Teams-Chat ist ideal für die informelle, schnelle 1:1-Kommunikation oder für kleine, temporäre Gruppen. Hier werden Ad-hoc-Fragen geklärt und schnelle Absprachen getroffen. Der Chat ist dynamisch und direkt, aber nicht für die langfristige Dokumentation oder die strukturierte Kommunikation in Projekten geeignet. Der Chat hat ein hohes Tempo, ist informell und eignet sich für schnelle Nachrichten, die keine dauerhafte Archivierung benötigen.
Teams-Kanäle hingegen dienen der Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb eines festen Teams oder einer Abteilung. Hier werden themenspezifische Diskussionen geführt und Dateien ausgetauscht. Kanäle bieten eine bessere Struktur als Chats, können aber bei einer großen Anzahl von Mitgliedern und Beiträgen ebenfalls schnell unübersichtlich werden, wenn Informationen nicht klar organisiert sind.
SharePoint als Kollaborationsplattform
Hinter jedem Team in Microsoft Teams verbirgt sich eine SharePoint-Seite. Vielen Nutzer:innen ist nicht bewusst, dass SharePoint die zentrale Plattform für die strukturierte Zusammenarbeit, das Dokumentenmanagement und die Erstellung von abteilungsinternen Seiten ist. Während Teams die schnelle Kommunikation ermöglicht, bietet SharePoint die notwendige Struktur, um Informationen und Dokumente langfristig und auffindbar zu speichern.
SharePoint ist der Ort, an dem Projektunterlagen, Prozessbeschreibungen und Abteilungs-News abgelegt werden. Es ist die Basis für eine strukturierte Zusammenarbeit und bildet gleichzeitig die technische Grundlage für ein modernes Intranet. SharePoint allein reicht jedoch nicht aus, um die interne Kommunikation im Unternehmen zu optimieren – es braucht eine durchdachte Struktur und eine klare Content-Strategie.
Das Intranet als Herzstück der internen Kommunikation
Ein modernes Intranet auf SharePoint-Basis ist die zentrale und verbindliche Informationsquelle für das gesamte Unternehmen. Es ist der „Single Point of Truth“ für alle Mitarbeitende. Im Gegensatz zu den dynamischen Kanälen in Teams, die auf Zusammenarbeit und Dialog ausgelegt sind, dient das Intranet der Top-Down-Kommunikation von wichtigen, offiziellen Unternehmensinformationen.
Das Intranet ist das zentrale Instrument der internen Kommunikation für folgende Inhalte:
- Unternehmensweite Ankündigungen und News
- HR-Informationen wie Urlaubsrichtlinien, Reisekostenabrechnungen oder Onboarding-Prozesse
- Prozesshandbücher, Qualitätsmanagement und Compliance-Richtlinien
- Mitarbeiter:innenverzeichnis und Organigramm
- Unternehmenswerte, -kultur und -vision
Ein gut strukturiertes Intranet stellt sicher, dass jeder Mitarbeitende, egal in welcher Abteilung oder an welchem Standort, Zugriff auf die gleichen, aktuellen und verbindlichen Informationen hat. Es reduziert Rückfragen, schafft Transparenz und stärkt die Identifikation mit dem Unternehmen.
Die Mitarbeiter-App: Interne Kommunikation für alle Mitarbeitende
Ein großer Teil der Belegschaft, insbesondere in produzierenden Unternehmen, im Einzelhandel oder im Außendienst, hat keinen festen PC-Arbeitsplatz. Diese sogenannten Deskless Worker oder Frontline Worker werden über traditionelle Kanäle wie das Intranet oder E-Mails oft nicht erreicht. Hier kommt die Mitarbeiter-App ins Spiel.
Eine Mitarbeiter-App ist eine mobile Anwendung, die das Intranet auf die Smartphones der Mitarbeiter bringt und die interne Kommunikation für diese Zielgruppe optimiert. Sie ermöglicht den schnellen Zugriff auf wichtige Informationen von unterwegs, das Lesen von Unternehmens-News auf dem privaten oder geschäftlichen Smartphone, die mobile Teilnahme an Umfragen und Mitarbeiter-Feedback sowie die einfache Krankmeldung oder Urlaubsbeantragung per App.
Die Mitarbeiter-App ist somit die entscheidende Ergänzung zum Intranet, um wirklich alle Mitarbeitende im Unternehmen zu erreichen und die Reichweite der internen Kommunikation zu maximieren. Ohne eine mobile Lösung bleiben große Teile der Belegschaft von wichtigen Informationen ausgeschlossen, was die Unternehmenskultur und die Mitarbeiterbindung negativ beeinflusst.
Interne Kommunikation verbessern: Die richtige Strategie entwickeln
Die Einführung von Tools allein löst keine Probleme. Ohne eine klare Interne Kommunikationsstrategie (IKS) und eine durchdachte Governance für Microsoft 365 wirst du das Kommunikationschaos nicht in den Griff bekommen. Eine solche Strategie definiert, welches Tool für welchen Zweck und für welche Zielgruppe genutzt wird. Sie schafft klare Regeln und verhindert, dass Mitarbeiter:innen aus reiner Gewohnheit oder Unwissenheit den falschen Kanal wählen.
Eine gute Strategie für interne Kommunikation beantwortet folgende Fragen:
- Was wird kommuniziert? (z. B. offizielle Anweisung, Projekt-Update, informelle Frage)
- Wer ist die Zielgruppe? (z. B. gesamtes Unternehmen, eine Abteilung, ein Projektteam)
- Welcher Kanal ist der richtige? (z. B. Intranet, Teams-Kanal, Chat, E-Mail)
- Wie stellen wir sicher, dass die Information ankommt und verstanden wird?
Die folgende Tabelle zeigt, wie du die verschiedenen Tools der internen Kommunikation in Microsoft 365 strategisch einsetzen kannst:
| Tool | Zweck | Zielgruppe | Tempo | Beispiel |
| Teams Chat | Informelle, schnelle 1:1-Kommunikation | Einzelpersonen, kleine Gruppen | Sehr schnell | „Hast du kurz Zeit für einen Call?“ |
| Teams Kanäle | Teamkommunikation, Projektarbeit | Feste Teams, Abteilungen | Schnell | Projekt-Updates, Diskussionen |
| SharePoint | Dokumentenmanagement, Zusammenarbeit | Teams, Abteilungen | Mittel | Projektdokumentation, Ablage |
| Intranet | Offizielle, verbindliche Informationen | Gesamtes Unternehmen | Langsam | HR-Richtlinien, Unternehmensnews |
| Mitarbeiter-App | Mobile Erreichbarkeit | Deskless Worker, alle Mitarbeiter:innen | Mittel | News für Außendienst, Schichtpläne |
| Formelle Kommunikation, externe Partner | Individuell | Mittel | Offizielle Anfragen, Verträge |
Diese Übersicht hilft dir, die richtigen Instrumente der internen Kommunikation für deine Bedürfnisse zu wählen und deine Mitarbeitende entsprechend zu schulen.
Unternehmensgröße und ihre Auswirkungen auf die Kommunikationsstrategie
Die Anforderungen an die interne Kommunikation wachsen mit der Größe des Unternehmens. Eine Strategie, die für ein kleines Unternehmen mit 20 Mitarbeiter:innen funktioniert, ist für einen Mittelständler mit 300 Mitarbeitenden unzureichend. Microsoft 365 bietet einen Werkzeugbaukasten, der von Einzelunternehmen bis zu Großkonzernen mit mehreren hunderttausend Mitarbeitenden skaliert – doch die Nutzung muss entsprechend angepasst werden.
Kleine Unternehmen (unter 50 Mitarbeiter:innen): Hier reichen oft Microsoft Teams und eine einfache SharePoint-Struktur für die Zusammenarbeit aus. Die Kommunikation ist direkt und informell, jeder kennt jeden. Ein vollumfängliches Intranet ist oft noch nicht notwendig, da Informationen schnell über kurze Wege verteilt werden können.
Mittelständische Unternehmen (50 bis 500 Mitarbeiter:innen): Ab dieser Größe wird ein zentrales Intranet unerlässlich, um eine einheitliche Informationsversorgung sicherzustellen. Die Notwendigkeit für klare Regeln und eine strukturierte interne Kommunikation wächst. Abteilungsseiten in SharePoint werden wichtiger, um spezifische Informationen gezielt zu verteilen. Hier beginnt auch die Notwendigkeit, eine Mitarbeiter-App einzuführen, wenn Teile der Belegschaft keinen festen PC-Arbeitsplatz haben.
Große Unternehmen (über 500 Mitarbeitende): Hier sind komplexe Intranet-Strukturen mit Abteilungs- und Standortseiten, eine Mitarbeiter-App und soziale Netzwerke wie Viva Engage notwendig, um die Vernetzung und den Informationsfluss über Abteilungsgrenzen hinweg zu fördern. Die Governance wird zum entscheidenden Erfolgsfaktor, um den Wildwuchs von Teams, Kanälen und SharePoint-Seiten zu verhindern.
Mythen rund um Microsoft 365 Tools entlarvt
Im Zusammenhang mit der internen Kommunikation in Microsoft 365 halten sich hartnäckig einige Mythen, die zu Fehlentscheidungen führen können:
Mythos 1: „Teams ersetzt das Intranet.“
Falsch. Teams ist ein Tool für die Zusammenarbeit und den schnellen Austausch, das Intranet ist ein Tool für die verbindliche Unternehmenskommunikation. Sie ergänzen sich, ersetzen sich aber nicht. Wer versucht, das Intranet durch Teams zu ersetzen, wird feststellen, dass wichtige Informationen in der Flut der Nachrichten untergehen und nicht mehr auffindbar sind.
Mythos 2: „SharePoint allein reicht als Intranet.“
Nicht ganz. SharePoint ist die technische Basis, aber ein gutes Intranet benötigt eine durchdachte Struktur, ein ansprechendes Design und eine klare Content-Strategie, um von den Mitarbeitenden akzeptiert und genutzt zu werden. SharePoint ohne Konzept ist nur eine leere Hülle.
Mythos 3: „Die Einführung der Tools sorgt automatisch für Erfolg.“
Falsch. Ohne eine klare Strategie, Schulungen und eine aktive Begleitung des Veränderungsprozesses werden die Tools nicht ihr volles Potenzial entfalten. Die Technik ist nur der Enabler – die Kultur und die Prozesse müssen sich ebenfalls ändern.
Praxisbeispiel: So bringst du Ordnung ins Aufgabenmanagement
Ein häufiges Problem in der internen Kommunikation ist das Chaos im Aufgabenmanagement. Aufgaben werden per Zuruf, E-Mail oder Chat verteilt und gehen unter. Eine einfache, aber wirkungsvolle Lösung ist die konsequente Nutzung von Microsoft Planner.
Schritt 1: Einheitliches Tool festlegen
Lege fest, dass alle Aufgaben, die über eine einfache Ad-hoc-Anfrage hinausgehen, in einem zentralen Planner-Board erfasst werden. Dies schafft eine zentrale Anlaufstelle für alle Aufgaben und verhindert, dass wichtige To-dos in E-Mails oder Chats verloren gehen.
Schritt 2: Klare Regeln kommunizieren
Definiere, wie Aufgaben kommuniziert und zugewiesen werden. Zum Beispiel: „Neue Aufgaben werden ausschließlich über den Planner zugewiesen, nicht mehr per E-Mail oder Chat.“ Diese Regel muss klar kommuniziert und konsequent durchgesetzt werden.
Schritt 3: Transparenz schaffen
Durch das zentrale Board hat jeder im Team einen Überblick über den Status aller Aufgaben. Dies reduziert Nachfragen, schafft Verbindlichkeit und ermöglicht eine bessere Priorisierung. Die interne Kommunikation wird dadurch effizienter und professioneller.
Soziale Vernetzung im Unternehmen fördern
Neben der strukturierten, aufgabenbezogenen Kommunikation ist auch die soziale Vernetzung ein wichtiger Faktor für die Mitarbeiterzufriedenheit und die Unternehmenskultur. Tools wie Viva Engage (früher Yammer) bieten eine Plattform für den informellen Austausch über Abteilungsgrenzen hinweg.
Hier können Mitarbeiter:innen Gemeinschaften zu bestimmten Themen gründen, Erfolge teilen oder einfach nur miteinander ins Gespräch kommen. Dies fördert das „Wir-Gefühl“ und stärkt die Bindung an das Unternehmen. Soziale Netzwerke innerhalb des Unternehmens sind besonders in größeren Organisationen wichtig, um Silos aufzubrechen und den Austausch zwischen verschiedenen Bereichen zu fördern.
Fazit: Der Weg zu einer klaren und effizienten internen Kommunikation
Das Kommunikations- und Aufgabenchaos in Unternehmen ist kein Schicksal, sondern die Folge einer fehlenden Strategie. Microsoft 365 bietet alle notwendigen Tools für die interne Kommunikation, um eine klare, effiziente und zielgruppengerechte Kommunikation zu etablieren. Der Schlüssel zum Erfolg liegt darin, die Stärken der einzelnen Tools – von Teams über SharePoint und das Intranet bis hin zur Mitarbeiter-App – zu verstehen und sie in einer durchdachten Kommunikationsstrategie gezielt einzusetzen.
Beginne damit, deine bestehenden Prozesse zu hinterfragen, klare Regeln für die Nutzung der Tools zu definieren und deine Mitarbeitende auf diesem Weg mitzunehmen. Nur so kannst du das volle Potenzial der digitalen Zusammenarbeit ausschöpfen und eine Kommunikationskultur schaffen, die dein Unternehmen voranbringt.
Die interne Kommunikation zu verbessern ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Es erfordert Offenheit, die Bereitschaft zur Veränderung und die Einsicht, dass Technologie allein keine Probleme löst – es braucht eine klare Vision, eine durchdachte Strategie und die aktive Einbindung aller Mitarbeiter:innen.
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👉 Im Podcast gehen wir noch detaillierter auf folgende Themen ein:
- Wie du eine Kommunikationsstrategie Schritt für Schritt entwickelst
- Welche Fehler du bei der Einführung von Microsoft 365 vermeiden solltest
- Praxisbeispiele aus erfolgreichen Intranet-Projekten
- Tipps für die Einführung einer Mitarbeiter-App
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Wir unterstützen mittelständische Unternehmen dabei, maßgeschneiderte Lösungen für Intranets und Mitarbeiter-Apps auf Basis von Microsoft 365 zu entwickeln. Von der Strategie über die Implementierung bis zur Schulung deiner Mitarbeitenden – wir begleiten dich auf dem gesamten Weg.
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Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Wann braucht mein Unternehmen ein Intranet?
Ein Intranet wird spätestens dann notwendig, wenn dein Unternehmen eine Größe erreicht hat, bei der nicht mehr alle Mitarbeiter:innen persönlich miteinander kommunizieren können. Als Faustregel gilt: Ab 50 Mitarbeitenden solltest du über ein zentrales Intranet nachdenken, um eine einheitliche Informationsversorgung sicherzustellen.
Kann Microsoft Teams ein Intranet ersetzen?
Nein. Teams ist ein Tool für die Zusammenarbeit und den schnellen Austausch, während das Intranet für verbindliche, offizielle Unternehmensinformationen gedacht ist. Beide Tools ergänzen sich, ersetzen sich aber nicht.
Was kostet ein SharePoint Intranet?
Die Kosten für ein SharePoint Intranet variieren stark je nach Umfang, Anpassungen und Beratungsaufwand. Einfache Lösungen starten bei wenigen tausend Euro, während umfassende, individuell angepasste Intranets im fünf- bis sechsstelligen Bereich liegen können. Die SharePoint-Lizenz selbst ist in den meisten Microsoft 365 Business-Plänen bereits enthalten.
Was ist eine Mitarbeiter-App?
Eine Mitarbeiter-App ist eine mobile Anwendung, die Mitarbeitende ohne festen PC-Arbeitsplatz (Deskless Worker) Zugriff auf wichtige Unternehmensinformationen, News und Funktionen wie Urlaubsanträge oder Schichtpläne bietet. Sie erweitert die Reichweite der internen Kommunikation auf alle Mitarbeiter:innen.
Wie erreiche ich Deskless Worker in meinem Unternehmen?
Deskless Worker erreichst du am besten über eine mobile Mitarbeiter-App, die auf ihren Smartphones läuft. Traditionelle Kanäle wie E-Mail oder Intranet funktionieren für diese Zielgruppe nicht, da sie keinen regelmäßigen Zugang zu einem PC haben.
