SharePoint Intranet. Das musst du wissen.

Ein SharePoint Intranet ist für viele Unternehmen die zentrale Plattform für die interne Kommunikation, Zusammenarbeit und das Wissensmanagement. Microsoft SharePoint bietet eine Vielzahl an Funktionen und ist flexibel anpassbar, sodass es sowohl für kleine Unternehmen als auch für große Konzerne geeignet ist. In diesem Beitrag beleuchten wir die Vor- und Nachteile eines SharePoint Intranets, die Erfahrung in der Pflege für Redakteure, den mobilen Zugriff über Mitarbeiter-Apps und Viva Connections sowie für welche Unternehmen sich ein SharePoint Intranet besonders eignet.

Was ist ein SharePoint Intranet?

SharePoint ist eine webbasierte Plattform von Microsoft, die ursprünglich als Content-Management-System (CMS) entwickelt wurde, sich aber inzwischen zu einer umfassenden Lösung für die Zusammenarbeit in Unternehmen weiterentwickelt hat. Ein SharePoint Intranet ermöglicht es Unternehmen, ihre interne Kommunikation, das Wissensmanagement und den Informationsaustausch zu organisieren. SharePoint ist vollständig in das Microsoft 365-Ökosystem integriert, was es besonders attraktiv für Unternehmen macht, die bereits andere Microsoft-Tools nutzen.

Vor- und Nachteile eines SharePoint Intranets

Vorteile:

1. Integration in Microsoft 365: SharePoint ist nahtlos mit anderen Microsoft 365-Anwendungen wie Teams, Outlook und OneDrive integriert. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und sorgt für eine einheitliche Benutzererfahrung.
2. Anpassungsfähigkeit: SharePoint ist hochgradig anpassbar und kann genau auf die Bedürfnisse des Unternehmens zugeschnitten werden. Es bietet umfangreiche Möglichkeiten zur Gestaltung und Strukturierung von Inhalten und Prozessen.
3. Sicherheitsfunktionen: SharePoint bietet robuste Sicherheitsfunktionen, einschließlich Zugriffssteuerung, Datenverschlüsselung und Compliance-Tools, die es Unternehmen ermöglichen, ihre Daten sicher zu verwalten.
4. Mehrsprachigkeit: SharePoint unterstützt die Erstellung von mehrsprachigen Inhalten, was besonders für global tätige Unternehmen wichtig ist. Es ermöglicht die Anpassung von Inhalten an verschiedene Sprachen und Regionen, um eine einheitliche Kommunikation weltweit sicherzustellen.
5. Skalierbarkeit: SharePoint ist skalierbar und kann sowohl von kleinen Teams als auch von globalen Unternehmen mit tausenden von Mitarbeitern genutzt werden.
6. Wissensmanagement und Richtlinienverwaltung: SharePoint ermöglicht eine zentrale Verwaltung von Unternehmensrichtlinien, Prozeduren und Best Practices. Diese Inhalte können strukturiert bereitgestellt und durch umfassende Suchfunktionen leicht zugänglich gemacht werden. Die Möglichkeit, Inhalte zu kategorisieren und über ein intuitives Navigationssystem abzurufen, fördert den Wissensaustausch und die Einhaltung von Standards im gesamten Unternehmen.

Herausforderungen:

1. Erweiterte Funktionalität kann eine Lernkurve erfordern: Die umfangreichen Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten von SharePoint bedeuten, dass es eine gewisse Einarbeitungszeit geben kann. Allerdings bieten Schulungen und Support von Microsoft und Partnern umfassende Unterstützung, um diese Lernkurve zu bewältigen.
2. Kosten können je nach Umfang variieren: Während SharePoint in der Microsoft 365-Lizenz enthalten sein kann, können zusätzliche Kosten für Anpassungen, Wartung und Schulung anfallen. Diese Investition kann jedoch langfristig durch die erhöhte Effizienz und den Nutzen des Systems gerechtfertigt werden.
3. Benutzerakzeptanz erfordert Change Management: Die Einführung eines leistungsstarken Tools wie SharePoint erfordert ein gutes Change Management, um die Akzeptanz unter den Mitarbeitern sicherzustellen. Mit gezielten Schulungen und einer klaren Kommunikation kann diese Herausforderung erfolgreich gemeistert werden.
4. Pflegeaufwand als Investition in Qualität: Der administrative Aufwand für die Pflege eines SharePoint Intranets kann anfänglich hoch erscheinen. Mit der Zeit können jedoch standardisierte Prozesse und ein gut organisiertes Intranet diese Anforderungen deutlich reduzieren und den langfristigen Nutzen maximieren.

Erfahrung in der Pflege für Redakteure

Redakteure, die ein SharePoint Intranet pflegen, müssen sich auf eine vielseitige, aber auch fordernde Plattform einstellen. Die Verwaltung von Inhalten wie Unternehmensrichtlinien, Prozeduren und Wissensdatenbanken erfordert ein gewisses technisches Verständnis, insbesondere wenn es um die Nutzung von Webparts, die Verwaltung von Listen und Bibliotheken oder die Gestaltung von Seitenlayouts geht.

Erfahrung in der Pflege:

1. Schulungsbedarf: Redakteure benötigen in der Regel eine Schulung, um SharePoint effektiv nutzen zu können. Dies umfasst das Verständnis der Benutzeroberfläche, die Verwaltung von Berechtigungen und die Verwendung von SharePoint-spezifischen Funktionen wie Webparts und Workflows.
2. Content-Management: Die Pflege von Richtlinien und Wissensdatenbanken in SharePoint ist inzwischen deutlich effizienter geworden. Inhalte können mittlerweile von mehreren Redakteuren gleichzeitig bearbeitet werden, was die Zusammenarbeit erheblich verbessert. Zudem stellt Microsoft mit Viva Amplify ein mächtiges Redaktionstool zur Verfügung, das die Erstellung, Verwaltung und Verteilung von Inhalten über verschiedene Kanäle hinweg zentralisiert und optimiert. Die Versionierung von Inhalten und die Möglichkeit, Informationen wiederzuverwenden, sind ebenfalls große Pluspunkte. Die kontinuierlichen Updates auf der Microsoft-Roadmap zeigen, dass SharePoint ständig weiterentwickelt wird, um den Bedürfnissen der Redakteure noch besser gerecht zu werden.

Mobiler Zugriff über Mitarbeiter-App und Viva Connections

Ein bedeutender Vorteil von SharePoint ist der mobile Zugriff über Mitarbeiter-Apps und Viva Connections. Diese Lösungen ermöglichen es den Mitarbeitern, auch unterwegs auf das Intranet zuzugreifen und sind für iOS und Android verfügbar.

Funktionen des mobilen Zugriffs:

1. Zugriff auf Wissensdatenbanken und Richtlinien: Mitarbeiter können über die App auf alle Richtlinien, Prozeduren und Wissensdokumente zugreifen, die in SharePoint gespeichert sind. Dies ist besonders nützlich für Mitarbeiter, die viel unterwegs sind oder im Außendienst arbeiten.
2. Zugriff auf Aufgaben und Self-Services: Über die Mitarbeiter-App können Mitarbeiter nicht nur auf Inhalte zugreifen, sondern auch Aufgaben verwalten, Genehmigungen erteilen und Self-Services nutzen, wie z. B. Urlaubsanträge stellen oder persönliche Daten aktualisieren.
3. Benachrichtigungen in Echtzeit: Die Apps bieten Push-Benachrichtigungen, sodass die Mitarbeiter über wichtige Updates und Änderungen in Echtzeit informiert werden. Dies stellt sicher, dass alle Mitarbeiter immer auf dem neuesten Stand sind.
4. Benutzerfreundlichkeit und Viva Connections: Obwohl die mobile App eine reduzierte Funktionalität im Vergleich zur Desktop-Version bietet, ist sie benutzerfreundlich und ermöglicht eine effiziente Navigation und Suche nach Inhalten. Mit Viva Connections wird das SharePoint-Intranet direkt in Microsoft Teams integriert, was den Zugriff noch intuitiver macht und die Zusammenarbeit fördert.

Geeignet für Zusammenarbeit und Informationsaustausch

Ein SharePoint Intranet ist besonders gut geeignet für Unternehmen, die eine zentrale Plattform für interne Kommunikation und Informationsaustausch suchen. Durch die Integration mit anderen Microsoft-Tools können Teams effizient zusammenarbeiten, unabhängig von ihrem Standort.

SharePoint ermöglicht es, Informationen strukturiert und zugänglich zu machen, was den internen Wissensaustausch fördert. Es ist ideal für Unternehmen, die ein skalierbares System benötigen, das sowohl die Kommunikation als auch das Wissensmanagement unterstützt. Die nahtlose Integration in Microsoft 365, die Anpassungsfähigkeit, die Mehrsprachigkeit und die robusten Sicherheitsfunktionen machen SharePoint zu einer leistungsstarken Lösung. Der mobile Zugriff über Viva Connections erweitert die Flexibilität und macht die Plattform auch von unterwegs zugänglich.

Unternehmen, die bereits in das Microsoft-Ökosystem investiert haben oder dies planen, finden in SharePoint eine ausgezeichnete Wahl für ihr Intranet. Es ist besonders geeignet für Organisationen, die komplexe Anforderungen an die Zusammenarbeit und das Wissensmanagement haben und eine skalierbare Lösung suchen.